Ogni evento, che sia pubblico o privato, deve avere degli obiettivi ben precisi.
Lo scopo generale di un evento può essere legato alla visibilità e notorietà aziendale, nonché alla promozione di un prodotto/servizio nuovo.
L’organizzazione di un evento deve rispettare regole ben precise, che riguardano il prima, durante e dopo dell’evento stesso.
In particolare, si deve creare valore, trasmettere un messaggio coerente con la mission aziendale e diffondere un’immagine sana, lontana da qualsiasi fraintendimento e qualunque messaggio che non rispetti la policy aziendale.
La comunicazione deve essere versatile e multicanale, per adattarsi a qualsiasi mezzo che si ha a disposizione; deve essere empatica, rivolta a un target ben preciso, in grado di emozionarsi e partecipare attivamente, e deve essere competitiva, diversa da quella dei competitor, nuova.
Un evento di successo deve rispettare tre fasi:
- Pre-evento: siamo nella fase iniziale, in cui si decidono gli obiettivi, si programmano i contenuti della campagna di comunicazione e si contattano tutti i soggetti interessati, per stabilire le singole attività e il relativo budget di spesa;
- In itinere: durante l’evento si pone l’attenzione sulla gestione e il coordinamento dei vari ospiti e delle diverse attività, stimolando le interazioni, acquisendo nuovi contatti e cercando di creare un’esperienza e un ricordo positivi per chi prende parte all’evento e lo racconta;
- Post-evento: oltre alla diffusione dei risultati e alla condivisione delle testimonianze, si analizzano i dati raccolti, per verificare il raggiungimento degli obiettivi e la soddisfazione dei clienti.
Un evento ben strutturato e ben studiato può essere una risorsa di fondamentale importanza per un’azienda che ha bisogno di farsi conoscere o di far conoscere un nuovo prodotto/servizio.
Solo rivolgendosi a un event manager di successo si possono evitare gravi errori e si può trasformare ogni piccola attività in grandi emozioni, anche oggi, con l’organizzazione di eventi online che strappano sorrisi inaspettati in momenti particolari.
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Samantha Marsella 